Subject: Certificazione di sopralluogo
From: "Maria Stella Rasetti \(Comune di Pistoia\)" <[email-masked]>
To: <[email-masked]>, "'Biblioteca Comunale Forteguerriana'" <[email-masked]>, "'Paola Barbaro'" <[email-masked]>, <[email-masked]>, "'Angela Bargellini \(Biblioteca Forteguerriana - PT\)'" <[email-masked]>, "'Sonia Bonechi'" <[email-masked]>
Cc: "'Ilaria Barontini'" <[email-masked]>, <[email-masked]>, <[email-masked]>, <[email-masked]>
Date: Thu, 28 Mar 2019 15:39:18 +0100

Gentilissimi, sta per partire la raccolta di manifestazioni di interesse da
parte delle ditte che saranno invitate in una prima fase a segnalare il loro
interesse a fare il lavoro di catalogazione dei materiali musicali, e in una
seconda fase a presentare l’offerta economica. Per partecipare alla gara,
abbiamo previsto il sopralluogo obbligatorio: questo, in modo tale da
garantire le biblioteche e le ditte che il quadro della situazione è chiaro:
cosa c’è da fare, in quale quantità, secondo quali orari di accesso, etc. 

Chi non parteciperà al sopralluogo non potrà essere ammesso alla gara:
questo vincolo non ci serve tanto per scoraggiare le ditte a partecipare
(anzi, più partecipano e meglio è per tutti), quanto per acquisire la
disponibilità delle ditte in grado di presentare un’offerta “affidabile”,
perché riflettuta e pensata sulla base di un esame preventivo di ciò che
deve essere catalogato.

Il sopralluogo dovrà essere certificato a cura del referente di ogni
biblioteca interessata dall’intervento, che dovrà sottoscrivere appunto una
attestazione con i riferimenti della ditta e della persona che è venuta a
fare il sopralluogo stesso. 

Per vostra comodità, trovate qui in allegato il file “Certificazione di
sopralluogo”, che dovrete inserire sulla vostra carta intestata. Ne
stamperete qualche copia e la compilerete ad ogni sopralluogo, dandone una
copia alla singola ditta, la quale dovrà scansionare il documento e
presentarlo già in sede di manifestazione d’interesse. 

Come saprete senz’altro, non dovrete comunicare alle ditte se ci sono stati
altri sopralluoghi e chi sono le altre ditte che si sono presentate. 

Quindi preparatevi a ricevere delle telefonate o delle mail in cui vi si
chiede di prendere un appuntamento. Rispondete con sollecitudine e con
equità tra i diversi soggetti.

Fin dal primo sopralluogo preparatevi a dare risposte uguali e chiare alle
diverse ditte che si presenteranno sulle condizioni operative in cui
potranno svolgere il lavoro: in quale sala, in quali orari, in quali giorni,
con quali strumenti, se possono portare il loro PC, se possono usare una
macchina fotografica, se c’è la connessione a internet, etc. 

Per qualunque domanda che ecceda le condizioni operative in cui si svolgerà
l’intervento, dite al referente della ditta che ponga un quesito tramite la
piattaforma START, in modo tale che tutti i possibili interessati potranno
vedere la risposta, rimanendo in una condizione di par condicio. 

Ovviamente preparate i manoscritti e i documenti a stampa in modo tale che
siano immediatamente pronti per essere esaminati con facilità dalle ditte,
senza bisogno di doverli tirare fuori da cassaforti, scatole o sale chiuse. 

Attrezzatevi con guanti di cotone, mascherine  e/o qualunque altro strumento
e oggetto serva per una corretta e rispettosa consultazione dei materiali. 

Le ditte hanno facoltà di consultare – a loro scelta – solo i manoscritti,
solo i documenti a stampa o entrambi: a seconda delle scelte che fanno,
barrate per favore il quadratino che corrisponde a ciò che hanno esaminato,
o barrate entrambi i quadratini se hanno esaminato entrambe le tipologie di
materiale documentario. 

In via riservata vi mando, anche per raccogliere le vostre osservazioni, il
testo della determina che approva la manifestazione d’interesse e il
capitolato di gara: non sono nella versione super-definitiva, ma sono aperti
agli ultimi cambiamenti e correzioni. Se ci sono aspetti che non vi
risultano chiari, non esitate a chiedere; se ci sono errori che non abbiamo
visto, segnalateceli, ci farete un grande piacere. 

Scusate la lunghezza, ma si tratta di un intervento delicato, e i
sopralluoghi sono tutt’altro che uno scherzo.

Cari saluti a tutti, Stella

 

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Maria Stella Rasetti

Comune di Pistoia - Servizio Cultura e tradizioni, turismo e informatica

U.O. Sistema delle Biblioteche e degli Archivi Comunali

sede: Biblioteca San Giorgio

via S. Pertini, snc - 51100 Pistoia

Tel. + 39 0573 371600 (centralino)

       + 39 0573 371788 (diretto)

Fax +39 0573 371601

e-mail:  <mailto:[email-masked]> [email-masked]

Sito web:  <http://www.sangiorgio.comune.pistoia.it/>
http://www.sangiorgio.comune.pistoia.it

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